ประโยชน์ และ เครื่องมือ ของสินค้าคงคลัง

ประโยชน์ของสินค้าคงคลัง

สินค้าคงคลัง หรือสินค้าคงเหลือ (Inventory) เป็นสิ่งที่จำเป็นสำหรับธุรกิจ เพราะจัดเป็นสินทรัพย์หมุนเวียนรายการหนึ่งซึ่งธุรกิจพึงมีไว้เพื่อให้การผลิตหรือการขาย สามารถดำเนินไปได้อย่างราบรื่น  การมีสินค้าคงคลังมากเกินไปอาจเป็นปัญหากับธุรกิจ ทั้งในเรื่องต้นทุนการเก็บรักษาที่สูง สินค้าเสื่อมสภาพ หมดอายุ ล้าสมัย ถูกขโมย หรือสูญหาย นอกจากนี้ยังทำให้สูญเสียโอกาสในการนำเงินที่จมอยู่กับสินค้าคงคลังนี้ไปหาประโยชน์ในด้านอื่นๆ 
            แต่ในทางตรงกันข้าม ถ้าธุรกิจมีสินค้าคงคลังน้อยเกินไป ก็อาจประสบปัญหาสินค้าขาดแคลนไม่เพียงพอ (Stock out) สูญเสียโอกาสในการขายสินค้าให้แก่ลูกค้า เป็นการเปิดช่องให้แก่คู่แข่งขัน และก็อาจต้องสูญเสียลูกค้าไปในที่สุด นอกจากนี้ถ้าสิ่งที่ขาดแคลนนั้นเป็นวัตถุดิบที่สำคัญ การดำเนินงานทั้งการผลิตและการขายก็อาจต้องหยุดชะงัก ซึ่งอาจส่งผลต่อภาพลักษณ์ของธุรกิจในอนาคตได้ ดังนั้นจึงเป็นหน้าที่ของผู้ประกอบการในการจัดการสินค้าคงคลังของตนให้อยู่ในระดับที่เหมาะสม ไม่มาก หรือน้อยจนเกินไป เพราะการลงทุนในสินค้าคงคลังต้องใช้เงินจำนวนมาก และอาจส่งผลกระทบถึงสภาพคล่องของธุรกิจได้
-ตอบสนองความต้องการของลูกค้าที่ประมาณการไว้ในแต่ละช่วงเวลาทั้งใน และนอกฤดูกาล โดยธุรกิจต้องเก็บสินค้าคงคลังไว้ในคลังสินค้า

-รักษาการผลิตให้มีอัตราคงที่สม่ำเสมอ เพื่อรักษาระดับการว่าจ้างแรงงาน การเดินเครื่องจักร ฯลฯ ให้สม่ำเสมอได้ โดยจะเก็บสินค้าที่ขายไม่หมดในช่วงขายไม่ดีไว้ขายตอนช่วงขายดีซึ่งช่วงนั้นอาจจะผลิตไม่ทันขาย

-ทำให้ธุรกิจได้ส่วนลดปริมาณจากการจัดซื้อจำนวนมากต่อครั้ง ป้องกันการเปลี่ยนแปลงราคาแลผลกระทบจากเงินเฟ้อเมื่อสินค้าในท้องตลาดมีราคาสูงขึ้น

-ป้องกันของขาดมือด้วยสินค้าเผื่อขาดมือ เมื่อเวลารอคอยล่าช้าหรือบังเอิญได้คำสั่งซื้อเพิ่มขึ้นกระทันหัน

-ทำให้กระบวนการผลิตสามารถดำเนินการต่อเนื่องอย่างราบรื่น ไม่มีการหยุดชะงักเพราะของขาดมือจนเกิดความเสียหายแก่กระบวนการผลิตซึ่งจะทำให้คนงานว่างงาน เครื่องจักรถูกปิด ผลิตไม่ทันคำสั่งซื้อของลูกค้า

- ช่วยประหยัดค่าขนส่ง
- ช่วยประหยัดต้นทุนการผลิต
- ช่วยให้ได้รับผลประโยชน์จากส่วนลดเพื่อซื้อสินค้นจำนวนมาก
- ช่วยป้องกันสินค้าขาดแคลน
- ช่วยสนับสนุนนโยบายการให้บริการลูกค้าของกิจการ
- ช่วยให้เกิดความพร้อมที่จะเผชิญกับภาวะการเปลี่ยนแปลงของตลาด


ความหมาย ของสินค้าคงคลังและการบริหารสินค้าคงคลัง

            สินค้าคงคลัง (Inventory) หมายถึงวัสดุหรือสินค้าต่างๆ ที่เก็บไว้เพื่อใช้ประโยชน์ในการดำเนินงาน อาจเป็นการดำเนินงานผลิต ดำเนินการขาย หรือดำเนินงานอื่นๆ สินค้าคงคลังแบ่งได้เป็น 4 ประเภทใหญ่ๆ คือ

                 1. วัตถุดิบ (Raw Material) คือสิ่งของหรือชิ้นส่วนที่ซื้อมาใช้ในการผลิต
                 2. งานระหว่างทำ (Work-in-Process) คือชิ้นงานที่อยู่ในขั้นตอนการผลิตหรือรอคอยที่จะผลิตหรือรอคอยที่จะผลิตในขั้นตอนต่อไป โดยที่ยังผ่านกระบวนการผลิตไม่ครบทุกขั้นตอน
                 3. วัสดุซ่อมบำรุง (Maintenance/Repair/Operating Supplies) คือชิ้นส่วนหรืออะไหล่เครื่องจักรที่สำรองไว้เผื่อเปลี่ยนเมื่อชิ้นส่วนเดิมเสียหรือหมดอายุการใช้งาน
                 4. สินค้าสำเร็จรูป (Finished Goods) คือปัจจัยการผลิตที่ผ่านทุกกระบวนการผลิตครบถ้วนพร้อมที่จะขายให้ลูกค้าได้

            ถ้าหากไม่มีสินค้าคงคลัง การผลิตอาจจะไม่ราบรื่น โดยทั่วไปฝ่ายขายค่อนข้างพอใจหากมีสินค้าคงคลังจำนวนมากๆ เพราะให้ความรู้สึกมั่นใจว่าอย่างไรก็มีสินค้าให้พอขาย แต่หน้าที่ของสินค้าคงคลังคือ รักษาความสมดุลระหว่างอุปสงค์และอุปทาน ทำให้เกิดการประหยัด ต่อขนาด (Economy of Scale) เพราะการสั่งซื้อจำนวนมากๆ เป็นการลดต้นทุน และคลังสินค้าช่วยเก็บสินค้าปริมาณมากนั้น


การบริหารสินค้าคงคลัง หมายถึง

        -  การเก็บทรัพยากรไว้ใช้ในปัจจุบัน หรือในอนาคต เพื่อให้การดำเนินการของกิจการดำเนินไปอย่างราบรื่น ผ่านการวางแผนกำหนดปริมาณสินค้าคงคลังที่เหมาะสม
        -  การจัดการต่างๆ ที่เกี่ยวกับรายการสินค้าในคลัง ตั้งแต่รวบรวม จดบันทึกสินค้าเข้า-ออก การควบคุมให้มีสินค้าคงเหลือในปริมาณที่เหมาะสม มีระเบียบ เพื่อให้สินค้าที่มีอยู่ตรงตามความต้องการของผู้บริโภคทั้งในด้านแบบ สี ขนาด แฟชั่น  
          โดยมีจุดมุ่งหมาย เพื่อรายงานแก่ผู้บริหารว่า “รายการสินค้าใดขายดี สินค้าใดขายไม่ดี สินค้าใดควรสั่งซื้อเพิ่ม หรือสินค้าใดควรลดราคาล้างสต็อก หรือควรตัดสต็อก เพราะสินค้าเสื่อมคุณภาพ-ล้าสมัยแล้ว” 

เทคนิคในการจัดการสินค้าคงคลังแบบ MRP

เราจะเห็นว่าระบบจุดการสั่งซื้อใหม่ (Reorder Point) หรือ ROP ระบบการวางแผนความต้องการวัสดุ (Material Requirement Planning) หรือ MRP และระบบทันเวลาพอดี หรือ JIT ต่างเป็นระบบจัดการการผลิตและวัสดุคงคลัง ซึ่งผู้บริหารต้องตัดสินใจเลือกเทคนิคที่เหมาะสมในการดำเนินงานของตน ดังนั้นหัวข้อนี้จะเปรียบเทียบระบบวัสดุคงคลัง เพื่อให้ผู้อ่านนำข้อดีและข้อเสียใช้ประกอบการตัดสินใจ ดังต่อไปนี้

1.จุดการสั่งซื้อใหม่กับการวางแผนความต้องการวัสดุ (Reorder Point Versus Material Requirements Planning) ระบบ MRP จะมีความเหมาะสมกว่า ROP ในระบบการผลิตแบบแยกชิ้น (Discrete Item) ที่ผลิตและเก็บวัสดุคงคลัง โดยระบบ MRP จะได้เปรียบ ROP มากขึ้น ถ้ามีการสั่งซื้อวัตถุดิบที่หลากหลาย ทำให้การวางแผนมีความถูกต้องมากกว่า ROP แม้แต่จะนำระบบ MRP และ ROP มาเปรียบเทียบวัตถุดิบระดับเดียวกัน ระบบ MRP ก็มีประโยชน์มากกว่า เว้นแต่ขนาดการสั่งซื้อที่เล็กที่ มี BOM และความต้องการคงที่เท่านั้น

2. การวางแผนความต้องการวัสดุกับระบบทันเวลาพอดี (Material Requirement Planning Versus Just – in – time) การเลือกระหว่างระบบผลิตแบบผลัก กับระบบดึง เนื่องจากไม่มีระบบใดระบบหนึ่งดีที่สุด แต่ต้องดำเนินงานโดยผสมผสานจุดแข็งของแต่ละระบบ ระบบ MRP II เป็นระบบที่เหมาะสมสำหรับการวางแผนการจัดการวัตถุดิบรวม การจัดการข้อมูล MRP II เป็นข้อมูลที่ใช้สนับสนุนการบริหารงานในองค์การ แต่จะมีต้นทุนสูง ในทางตรงกันข้ามระบบ JIT เป็นระบบที่มีค่าใช้จ่ายน้อย แต่สามารถควบคุมการไหลเวียนของวัตถุดิบในโรงงานอย่างมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะระบบ Kanban ใช้สำหรับควบคุมวัสดุคงคลังให้อยู่ในระดับต่ำ และสามารถปรับเปลี่ยนอัตราการผลิตได้ตามเวลา
         การเลือกระบบการควบคุมวัสดุต้องสอดคล้องกับธรรมชาติของการดำเนินงาน ตัวอย่างเช่น สายการผลิตที่ไม่มีการแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงปริมาณการผลิตสัปดาห์ต่อสัปดาห์ ระบบ JIT จะสามารถใช้ได้ดี แม้ว่าเทคนิค MRP จะเหมาะสมกับตารางการผลิตในสัปดาห์ แต่ระดับปฏิบัติต้องรับผิดชอบในการผลิตรายวัน ซึ่งเป็นระบบดึง ทำให้ JIT เป็นประโยชน์มากกว่า MRP โดยเฉพาะในสถานภาพการผลิตที่ซ้ำๆ กัน แต่ตารางการผลิตหลากหลาย ระบบการผลิตแบบผสมผสานจะมีความเหมาะสมมากกว่าระบบ MRP ใช้สำหรับแก้ไขเมื่อตารางการผลิตเปลี่ยนแปลง หรือใช้สำหรับประสานกับผู้ขายวัตถุดิบ สำหรับเวลาทำที่ยาว ขณะที่วิธีการดึงใช้สำหรับการไหลเวียนของวัตถุดิบในโรงงาน เช่น Synchro MRP, Rate based MRP II และ JIT-MRP เป็นต้น
         ระบบ ROP, MRP และ JIT สามารถใช้ได้ดีภายใต้บางสถานการณ์ ดังนั้นการตัดสินใจเลือกใช้ระบบใดจะมีผลต่อระดับสินค้าคงคลังและความพอใจของลูกค้า ปริมาณวัสดุคงคลังที่มากเกินไป จะมีผลกระทบต่อการบริหารการเงิน และการเติบโตของบริษัท การบริการลูกค้าที่ไม่มีประสิทธิภาพจะส่งผลกระทบต่อส่วนแบ่งตลาด และถือเป็นความผิดพลาดที่มีราคาแพง ซึ่ง Ritzman, King และ Krajewski (1984) ได้ศึกษาปัจจัยการผลิตที่มีผลกระทบต่อสินค้าคงคลัง ผลิตภาพ และการบริการลูกค้า โดยการศึกษา พบว่า การลดขนาดการผลิตและระยะเวลาเริ่มดำเนินงานเป็นปัจจัยสำคัญ ซึ่งมีผลต่อเนื่องถึงการเพิ่มประสิทธิภาพ และความยืดหยุ่นในการทำงานช่วงประยุกต์ให้กับทุกระบบ

เทคนิคในการจัดการสินค้าคงคลังแบบ JIT

ระบบการผลิตแบบทันเวลาพอดี (Just-in-Time System หรือ JIT)

การผลิตแบบ Just In Time หรือ JIT  คือ การผลิตหรือการส่งมอบสิ่งของที่ต้องการ ในเวลาที่ต้องการ ด้วยจำนวนที่ต้องการ โดยใช้ความต้องการของลูกค้าเป็นเครื่องกำหนดปริมาณการผลิตและการใช้วัตถุดิบ ซึ่งหมายรวมถึงบุคคลากรในส่วนงานต่าง ๆ ที่ต้องการงานระหว่างทำ (Work In Process) หรือวัตถุดิบ (Raw Material) เพื่อให้เกิดการผลิตได้อย่างต่อเนื่อง ซึ่งจะทำให้วัสดุคงคลังที่ไม่จำเป็นในรูปของวัตถุดิบ (Raw Material), งานระหว่างทำ (Work In Process) และสินค้าสำเร็จรูป (Finished Goods) กลายเป็นศูนย์ โดยวัตถุประสงค์ของการผลิตแบบทันเวลาพอดีคือ
1. ต้องการควบคุมวัสดุคงคลังให้อยู่ในระดับที่น้อยที่สุดหรือเท่ากับศูนย์ (Zero Inventory)
2. ต้องการลดเวลานำหรือระยะเวลารอคอยในกระบวนการผลิตให้น้อยที่สุดหรือเท่ากับศูนย์ (Zero Lead Time )
3. ต้องการขจัดปัญหาของเสียที่เกิดขึ้นจากการผลิตให้เป็นศูนย์ (Zero Failures)
4. ต้องการขจัดความสูญเปล่าในการผลิตดังต่อไปนี้

- การผลิตมากเกินไป : ชิ้นส่วนและผลิตภัณฑ์ถูกผลิตมากเกินความต้องการ
        - การรอคอย : วัสดุหรือข้อมูลสารสนเทศ หยุดนิ่งไม่เคลื่อนไหวหรือติดขัดเคลื่อนไหวไม่สะดวก
        - การขนส่ง : มีการเคลื่อนไหวหรือมีการขนย้ายวัสดุในระยะทางที่มากเกินไป
        - กระบวนการผลิตที่ขาดประสิทธิภาพ : มีการปฏิบัติงานที่ไม่จำเป็น
        - การมีวัสดุหรือสินค้าคงคลัง : วัตถุดิบและผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปมีเก็บไว้มากเกินความจำเป็น
        - การเคลื่อนไหว : มีการเคลื่อนไหวที่ไม่จำเป็นของผู้ปฏิบัติงาน
        - การผลิตของเสีย : วัสดุและข้อมูลสารสนเทศที่ไม่ได้มาตรฐาน ผลิตภัณฑ์ไม่มีคุณภาพ
จะขอยกตัวอย่างง่าย ๆ กันเลยว่า JIT มีบทบาทกับเราอย่างไร เอาเป็นเรื่องของการนัดสัมภาษณ์งานก็แล้วกัน เช่น เมื่อบริษัทต้องการที่จะนัดเราสัมภาษณ์งานในเวลา 10:00 น. นั่นหมายถึงว่าผู้สัมภาษณ์หรือผู้บริหารที่จะมาสัมภาษณ์เราได้มีการวางตารางงานเอาไว้แล้ว ว่าช่วงเวลานั้นจะเป็นช่วงเวลาที่สะดวก เขาจะไม่นัดให้มาก่อนหน้านั้น เพราะไม่อยากให้มาสัมภาษณ์งานต้องรอนาน และเขาก็ไม่อยากให้เรามาสายเพราะเนื่องจากผู้สัมภาษณ์ก็ไม่ต้องการมานั่งรอที่จะสัมภาษณ์งานด้วย และผู้สัมภาษณ์ก็อาจจะมีภาระงานอื่นที่ต้องทำเช่นกัน ฉะนั้นคำว่า Just In Time ก็จะมีความหมายถึงการตรงต่อเวลา ไม่เร็วและไม่สายเกินกว่าเวลาที่กำหนด ซึ่งจะช่วยลดระยะเวลาในการรอคอย ได้เป็นอย่างดี

 

ข้อดีและข้อเสียของระบบ JIT

1. ปริมาณการผลิตขนาดเล็ก ระบบ JIT จะพยายามควบคุมวัสดุคงคลังให้อยู่ในระดับที่น้อยที่สุดเพื่อไม่ก่อนให้เกิดต้นทุนในการจัดเก็บและต้นทุนค่าเสียโอกาส จึงผลิตในปริมาณที่ต้องการเท่านั้น
2. ระยะเวลาการติดตั้งและเริ่มดำเนินงานสั้น ผลจากการลดขนาดการผลิตให้เล็กลง ทำให้ฝ่ายผลิตต้องเพิ่มความถี่ในการจัดการขึ้น ดังนั้น ผู้ควบคุมกระบวนการผลิตจึงต้องลดเวลาการติดตั้งให้สั้นลงเพื่อไม่ให้เกิดเวลาว่างเปล่าของพนักงานและอุปกรณ์และเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพอย่างเต็มที่
3. วัสดุคงคลังในระบบการผลิตลดลง เหตุผลที่จำเป็นต้องมีวัสดุคงคลังสำรองเกิดจากความไม่แน่นอน ไม่สม่ำเสมอที่เกิดขึ้นระหว่างกระบวน การผลิต ระบบ JIT มีนโยบายที่จะขจัดวัสดุคงคลังสำรองออกไปจากกระบวนการผลิตให้หมด โดยให้พนักงานช่วยกันกำจัดปัญหาความไม่สม่ำเสมอที่เกิดขึ้น
4. สามารถควบคุมคุณภาพสินค้าได้อย่างทั่วถึง โดยผู้ปฏิบัติงานจะเป็นผู้ควบคุมและตรวจสอบคุณภาพด้วยตนเอง

ประโยชน์ที่เกิดจากการผลิตแบบทันเวลาพอดี

1. เป็นการยกระดับคุณภาพสินค้าให้สูงขึ้นและลดของเสียจากการผลิตให้น้อยลง เนื่องจากเมื่อชิ้นงานเสร็จก็จะส่งไปยังคนต่อไปทันที และเมื่อพบข้อบกพร่องก็จะรีบแจ้งให้คนงานที่ผลิตทราบทันทีเพื่อจะได้แก้ไขให้ถูกต้อง จึงทำให้คุณภาพสินค้าดีขึ้น ซึ่งต่างจากการผลิตครั้งละมาก ๆ ที่คนงานมักไม่ค่อยสนใจข้อบกพร่องของชิ้นงานแต่จะรีบส่งต่อทันทีเพราะยังมีชิ้นส่วนที่ต้องผลิตต่ออีกมาก

2. ตอบสนองความต้องการของตลาดได้เร็ว เนื่องจากการผลิตมีความคล่องตัวสูง การเตรียมการผลิตใช้เวลาน้อยและสายการผลิตก็สามารถผลิตสินค้าได้หลายอย่างในเวลาเดียวกัน ทำให้สินค้าสำเร็จรูปคงคลังเหลืออยู่น้อยมาก การพยากรณ์การผลิตก็แม่ยำขึ้น ผู้บริหารไม่ต้องเสียเวลาในการแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ในโรงงาน ทำให้มีเวลาเลือกสำหรับการกำหนดนโยบาย วางแผนการตลาด หรือทำเรื่องอื่น ๆ มากขึ้นด้วย

3. คนงานจะมีความรับผิดชอบต่องานของตนเองและงานของส่วนรวมสูง เนื่องจากจะต้องผลิตสินค้าที่ดี มีคุณภาพสูง ส่งต่อให้คนงานคนต่อไป คนงานทุกคนต้องช่วยกันแก้ปัญหาเมื่อมีปัญหาเกิดขึ้นในการผลิต เพื่อไม่ให้เกิดการหยุดชะงักเป็นเวลานาน